De kinderen worden op maandagochtend in twaalf groepen verdeeld. Het comité stelt zelf de groepen samen met kinderen van jong tot oud. Dit om er voor te zorgen dat er een goede mix ontstaat. Iedere groep krijgt drie leiders toegewezen en met hun groep zullen zij gaan strijden om de titel ‘mooiste hut van het houtdorp’.
Het thema van dit jaar blijft nog tot maandagmorgen 30 juli groot geheim. Er worden vele activiteiten rondom het thema georganiseerd. Veel mensen uit Haarle en omgeving zijn daarbij betrokken. Het belooft een waar spektakel te worden.
Op de woensdagavond is iedereen vanaf 19.00 uur van harte welkom om de hutten te bekijken. Het zijn niet alleen de ouders van de kinderen die komen, maar vele mensen uit Haarle laten jaarlijks hun gezicht zien op het houtdorp. De ‘mooiste hut’ wordt op deze avond bekend gemaakt. De jury bestaat uit mensen die ‘bekend’ zijn in het dorp en affiniteit hebben met het thema.
De donderdagochtend is bedoeld voor de opa’s en oma’s van de kinderen. Zij kunnen ook de prachtige hutten van hun kleinkinderen bekijken. Vanaf 10.00 uur zijn zij van harte welkom op het terrein.
Het houtdorp is een algemeen begrip in Haarle, veel mensen zijn er direct dan wel indirect bij betrokken; vrijwilligers, sponsoren e.d. Iedereen draagt zijn of haar steentje bij. Tijdens de week zelf zijn er dagelijks zo’n vijftig vrijwilligers aanwezig.