De gemeente is verplicht haar archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Dit is onder andere vastgelegd in de Archiefwet. Het inventariseren en digitaliseren is een enorme klus waar in 2004 al mee begonnen is. Stap voor stap zijn de stukken gedigitaliseerd en beschreven door de Historische Vereniging Raalte en Omstreken. Dankzij de werkzaamheden is het archief goed te beheren en is het opzoeken van bepaalde informatie gemakkelijker geworden. Op 11 juli vindt de officiële overdracht van de archieven aan de gemeente Raalte tussen 16.00 – 17.00 uur plaats op het gemeentehuis.
De herkomst van de onlangs gedigitaliseerde documenten is divers. Het gaat onder andere om oude aanvragen van bouwvergunningen, aanbestedingen van gemeentelijke gebouwen en documenten van aangelegde archieven door burgemeesters.